Für jede Branche · zehn Blätter
Auftragsverwaltung
Kunden, Aufträge, Leistungen und erfasste Stunden. Rechnet aus, welcher Auftrag getragen hat und welcher nicht.
- Zeiterfassung je Auftrag, auch über Mitternacht
- Ergebnis je Auftrag: Umsatz minus Personal, Material, Fremdleistung
- Umsatz je Stunde, je Auftrag und je Kunde
- Angebote mit Nachfassdatum und Trefferquote
| Auftrag | Umsatz | Kosten | Ergebnis |
|---|---|---|---|
| Verpackungsmaterial | 320,00 € | 444,00 € | −124,00 € |
| Umbau Verkaufstheke | 2.250,00 € | 2.279,75 € | −29,75 € |
| Reparatur Kühlvitrine | 390,00 € | 376,00 € | 14,00 € |
| Fotoshooting | 1.150,00 € | 328,00 € | 822,00 € |
Beispieldaten aus der Datei. Sortiert nach Ergebnis, schlechtester Auftrag oben — die Liste füllt sich aus Aufträgen und erfassten Zeiten von allein.
Was steckt in der Datei?
Zehn Blätter: Kunden, Aufträge, Leistungen als Preisliste, Mitarbeitende, Zeiterfassung, Angebote — dazu Übersicht, Nachkalkulation, Auswahllisten und Einstellungen.
Reserviert sind 200 Kunden, 400 Aufträge und 900 Zeiteinträge. Für einen Betrieb mit einer Handvoll Mitarbeitenden reicht das mehrere Jahre.
Was rechnet sie aus?
Ergebnis je Auftrag — Betrag netto minus Personalkosten, Material und Fremdleistung. Die Personalkosten kommen aus den erfassten Stunden mal Vollkostensatz, nicht aus einer Schätzung.
Umsatz je Stunde, je Auftrag und je Kunde. Die Zahl, die zwei Kunden vergleichbar macht, auch wenn der eine zehnmal so viel zahlt.
Abweichung der Stunden — kalkuliert gegen tatsächlich erfasst. Dort steckt meistens die Antwort. Dazu die Trefferquote der Angebote und der Grund bei den abgelehnten.
Für wen ist sie gedacht?
Für kleine Betriebe, die Aufträge abwickeln und wissen wollen, welcher sich gelohnt hat. Die Datei kennt keine Branche — sie kennt Kunden, Aufträge, Leistungen und Stunden.
Die Beispieldaten reichen von der Bäckerei über die Werkstatt bis zum Fotostudio und sind mit einem Handgriff gelöscht.
Brauche ich Vorkenntnisse?
Nein. Alles ist fertig eingerichtet, die grauen Felder sind Formeln und bleiben stehen. Du trägst in die weißen Felder ein, was passiert ist.
Es werden nur Formeln, Auswahllisten und bedingte Formatierung benutzt — keine Makros, keine Erweiterungen. Läuft in Excel und in Google Sheets.
Was sie nicht kann
Keine Buchhaltung. Kein GoBD, keine Umsatzsteuervoranmeldung, kein Jahresabschluss. Das Ergebnis je Auftrag ist Umsatz minus direkte Kosten — kein Gewinn im steuerlichen Sinn.
Kein Rechnungsprogramm. Sie überwacht Rechnungen und Fälligkeiten, sie schreibt keine. Keine Terminplanung.
Keine Automatik. Ohne erfasste Stunden gibt es keine Nachkalkulation. Das ist der Preis dafür, dass keine Software und kein Abo im Spiel ist.
Du weißt, was reinkam. Nicht, was es gekostet hat.
Die meisten kleinen Betriebe wissen, wie viel Umsatz sie gemacht haben. Kaum einer weiß, wie viel Arbeit darin steckte.
- Ein Auftrag fühlt sich gut an, weil die Rechnung hoch war
- Ein anderer war lästig, obwohl er der bessere war
- Du kalkulierst den nächsten Auftrag nach Gefühl, nicht nach Erfahrung
- Der Kunde, der am meisten zahlt, ist manchmal der, der am meisten kostet
Der Steuerberater sagt dir im Frühjahr, ob das Jahr gut war. Welcher Auftrag gut war, sagt dir niemand.
Vier Dinge, die für jede Ordvani-Datei gelten
Excel und Google Sheets
Nur Formeln, Auswahllisten und bedingte Formatierung. Keine Makros, keine Erweiterungen — deshalb läuft es in beiden.
Kein Abo, kein Login
Einmal kaufen, dauerhaft nutzen. Deine Daten liegen in deinem eigenen Drive oder auf deinem Rechner — wir haben keinen Zugriff.
Beispieldaten zum Löschen
Alles ist befüllt, damit du siehst, wie es aussieht, wenn es läuft. Weiße Felder leeren, Formelspalten stehen lassen.
Deine eigenen Sätze
Die Kalkulationssätze stehen in den Einstellungen, nicht in den Formeln. Vollkosten je Stunde, keine Bruttolöhne.
Die Nachtschicht, an der sich Tabellen verrechnen
Eine Schicht von 20:00 bis 02:30 ergibt in den meisten selbstgebauten Tabellen minus 17,5 Stunden, weil die Formel im selben Tag rechnet. Hier ergibt sie 6,0 Stunden.
Der Unterschied ist eine Funktion: MOD(Ende−Start;1). In den
Beispieldaten liegt genau so eine Schicht, damit du siehst, dass es stimmt.
Wenn du die Starter-Vorlage schon nutzt
Dann ist der Umstieg ein Kopieren und Einfügen. Die ersten zwölf Spalten von „01 Kunden“ und „02 Aufträge“ sind identisch mit der kostenlosen Vorlage, in derselben Reihenfolge. Alles Neue ist rechts angehängt.