Ratgeber · 20. August 2026

Einsatzplan Reinigung — was hineingehört

Welche Felder ein brauchbarer Einsatzplan braucht und warum Nachtschichten in selbstgebauten Tabellen fast immer falsch gerechnet werden.

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Die meisten Reinigungsbetriebe planen bis etwa fünf Mitarbeitende im Kopf und danach in einer Tabelle, die über die Jahre gewachsen ist. Das funktioniert erstaunlich lange — bis der erste Monat kommt, in dem die Stunden nicht aufgehen.

Welche Felder ein Einsatzplan wirklich braucht

Ein Einsatzplan ist keine Anwesenheitsliste. Er muss später auswertbar sein, sonst ist er nur eine hübschere Pinnwand. Diese Felder braucht jede Zeile:

Feld	Warum
Datum	Grundlage jeder Monatsauswertung
Objekt	Ohne Objektbezug lässt sich später nichts je Objekt rechnen
Mitarbeitende Person	Für Stundenkonten und Urlaubsplanung
Beginn und Ende	Ist-Stunden, nicht Soll-Stunden
Pause	Wird beim Selbstbau fast immer vergessen
Status	Geplant, erledigt, ausgefallen — sonst zählen Sie Ausfälle mit

Der Status ist das Feld, das am häufigsten fehlt. Ohne ihn fließen ausgefallene Einsätze in die Auswertung ein und die Personalkosten sehen höher aus, als sie sind.

Der Fehler, den fast jede selbstgebaute Tabelle hat

Nachtreinigung. Ein Einsatz von 20:00 bis 02:30 ergibt in der naheliegenden Formel

= Ende − Beginn

einen negativen Wert: minus 17,5 Stunden. In der Gebäudereinigung ist Nachtarbeit kein Sonderfall, sondern Alltag — Bürogebäude, Produktionshallen, Ladenflächen vor Öffnung. Die Formel muss den Tageswechsel abfangen:

= REST(Ende − Beginn; 1) × 24 − Pause/60

REST (in englischen Tabellen MOD) rollt die Differenz korrekt über Mitternacht.

Soll-Stunden und Ist-Stunden gehören getrennt

Die Soll-Stunden ergeben sich aus dem vereinbarten Turnus und der kalkulierten Dauer. Die Ist-Stunden aus dem, was tatsächlich gearbeitet wurde. Wer nur eines von beidem führt, merkt nie, dass ein Objekt aus dem Ruder läuft.

Ein Beispiel: Kalkuliert sind drei Stunden täglich, gebraucht werden vier. Bei 21,7 Arbeitstagen im Monat und 19 Euro Vollkosten je Stunde sind das rund 412 Euro im Monat oder knapp 5.000 Euro im Jahr — an einem einzigen Objekt, ohne dass es irgendwo auffällt.

Vollkosten statt Bruttolohn

Wer mit dem Bruttostundenlohn kalkuliert, rechnet sich jedes Objekt schön. In den Vollkostensatz gehören neben dem Lohn auch Lohnnebenkosten, bezahlter Urlaub, Ausfallzeiten und Material. Je nach Betrieb landen Sie damit deutlich über dem, was auf der Lohnabrechnung steht.

Was nicht in den Einsatzplan gehört

Krankmeldungen mit Grund. Gesundheitsdaten sind besondere Kategorie nach Art. 9 DSGVO. Für die Planung genügt der Eintrag „abwesend“ — wer wann fehlt, müssen Sie wissen, warum jemand fehlt, geht die Tabelle nichts an. Dasselbe gilt für Löhne: Ein Kalkulationssatz je Rolle reicht völlig und Sie können die Datei weitergeben, ohne Gehälter offenzulegen.

Auf den Vormonat auswerten, nicht auf den laufenden

Der letzte häufige Fehler: Wer den laufenden Monat auswertet, vergleicht einen vollen Monatsumsatz mit unvollständig erfassten Kosten. Am Monatsanfang sieht die Marge dadurch glänzend aus und sackt bis zum Monatsende ab. Werten Sie den letzten vollständigen Monat aus.

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